Tablas de Retención Documental

¿En qué consiste el servicio?

El servicio de Tablas de Retención Documental (TRD) está orientado a desarrollar todo el proceso técnico y normativo para la creación, actualización y validación de las tablas de retención documental de una organización, garantizando el cumplimiento del Acuerdo 001 de 2024 y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

A través de un acompañamiento especializado, se analizan los procesos administrativos, contables, financieros, jurídicos y técnicos de la empresa, identificando las series, subseries y tipos documentales que deben conservarse, transferirse o eliminarse, conforme a la normativa archivística vigente.

Componentes del Servicio

• Diagnóstico Archivístico: Análisis detallado de los procesos documentales de la organización para identificar su estructura funcional y los documentos que se generan en cada área.
• Levantamiento de Información: Recolección y clasificación de series y subseries documentales mediante entrevistas, revisión de documentos y análisis de los flujos de información.
• Diseño y Construcción de la TRD: Elaboración técnica de la tabla de retención documental, asignando códigos, tiempos de conservación, valores secundarios y disposiciones finales conforme al Acuerdo 001 de 2024 y a los lineamientos del Archivo General de la Nación.
• Validación y Aprobación Institucional: Acompañamiento en el proceso de revisión técnica, aprobación por parte del Comité de Archivo y formalización de las tablas ante las entidades competentes.
• Actualización de TRD Vigentes: Revisión y actualización de tablas existentes para ajustarlas a los nuevos procesos, estructuras organizacionales o normativas aplicables.

Características Principales

• Enfoque normativo alineado con el Acuerdo 001 de 2024, la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones del Archivo General de la Nación.
• Metodología participativa con las áreas generadoras de documentos.
• Entregables digitales y físicos con estructura validada y lista para implementación.
• Posibilidad de integración con sistemas de gestión documental y soluciones de archivo digital.
• Acompañamiento técnico durante todo el proceso de diseño y aprobación.

Beneficios

• Cumplimiento pleno de la normativa archivística colombiana.
• Organización y control del ciclo de vida de los documentos institucionales.
• Optimización de espacios físicos y almacenamiento digital.
• Reducción de riesgos legales y administrativos por conservación indebida de documentos.
• Fortalecimiento del sistema de gestión documental de la entidad.

¿Por qué elegir este servicio?

Con el servicio de Tablas de Retención Documental, tu organización contará con un instrumento técnico confiable y actualizado que permitirá gestionar la información de manera eficiente, segura y conforme a la normativa vigente.

En Didáctica Empresarial, ofrecemos una asesoría integral que combina conocimiento técnico, experiencia normativa y herramientas tecnológicas para facilitar la elaboración, implementación y control de las TRD, contribuyendo al cumplimiento, la transparencia y la eficiencia en la administración documental.