Diplomado Gestión Documental, Transformación Digital, Seguridad de la Información y Normas ISO

Gestión Documental, Transformación Digital, Seguridad de la Información y Normas ISO

• Triple titulación con Inteligencia Artificial aplicada: Un programa para planear, proteger, digitalizar y auditar la información durante todo su ciclo de vida.
• Intensidad total: 120 horas, 24/7, 3 certificaciones, plataforma virtual 100% en línea, a su ritmo.
• Oferta académica: Bogotá, Colombia.

Presentación del Programa

• Información que se gobierna, protege y perdura: La gestión documental es esencial para la eficiencia administrativa, la transparencia, la protección de la información, el cumplimiento legal, la continuidad del negocio y la preservación de la memoria institucional.
• Hoy las organizaciones producen, reciben, almacenan y consultan:
  • Documentos físicos, electrónicos, digitales y audiovisuales.
  • Correos, formularios web, mensajes de datos, contratos electrónicos, expedientes híbridos y evidencias digitales.
• Este diplomado integra: La gestión documental tradicional con la transformación digital, la inteligencia artificial, las firmas electrónicas, Legal Tech, la seguridad de la información y las normas ISO aplicables a documentos y archivos.

Objetivo General

• Desarrollar competencias para: Planear, implementar, administrar, proteger, evaluar y mejorar procesos de gestión documental, organización de archivos, documentos electrónicos y sistemas de gestión para los documentos, mediante la aplicación de inteligencia artificial, herramientas digitales, seguridad de la información y normas ISO.

Lo que Usted Logrará

• Objetivos específicos: Al finalizar el diplomado, el participante estará en capacidad de:
  • Aplicar procesos de gestión documental y organización de archivos físicos, digitales, electrónicos e híbridos.
  • Diseñar instrumentos archivísticos: TRD, TVD, CCD, PGD, PINAR, inventarios y tablas de control de acceso.
  • Aplicar inteligencia artificial para clasificar, extraer, analizar, organizar y recuperar información documental.
  • Implementar controles de confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad.
  • Armonizar la gestión documental con ISO 9001 e ISO/IEC 27001.

Perfil de Ingreso

• ¿A quién está dirigido? Profesionales y responsables de procesos documentales del sector público y privado:
  • Responsables de archivo.
  • Personal de tecnología.
  • Gestores documentales.
  • Abogados.
  • Líderes de calidad.
  • Auditores.
  • Profesionales de seguridad de la información.
  • Administradores.
  • Funcionarios públicos y privados.
  • Contratistas.

Metodología Virtual Asincrónica

• Aprenda a su ritmo, con acompañamiento: El programa se desarrolla en una plataforma virtual disponible 24/7. Cada participante avanza según su disponibilidad, dentro del período establecido.
• La formación incluye:
  • Clases grabadas organizadas por unidades y temas, disponibles 24/7.
  • Recursos multimedia, presentaciones explicativas y apoyos audiovisuales.
  • Talleres guiados con acompañamiento paso a paso para construir entregables.
  • Casos prácticos de entidades públicas, privadas, educativas y empresariales.
  • Actividades con IA, lecturas y guías.
  • Materiales descargables y guías de estudio por unidad.
  • Ejercicios de aplicación para práctica concreta al cierre de cada unidad.
  • Plantillas editables con formatos listos de instrumentos archivísticos.
  • Cuestionarios para autoevaluación y verificar el avance.
  • Espacios de consulta para la aplicación de inteligencia artificial a la gestión documental.
  • Proyecto final aplicado sobre una organización real o simulada.
  • Foros y canales virtuales cuando estén habilitados.
  • Certificación por línea: Un certificado por cada línea de formación aprobada.

Estructura Académica

• Tres líneas de formación, tres certificaciones: El diplomado se organiza en tres líneas independientes de 60 horas. Cada línea aprobada otorga su propia certificación.
• Certificación 1: Gestión Documental y Organización de Archivos con Inteligencia Artificial.
• Certificación 2: Documentos Electrónicos, Firmas Electrónicas, Gestión Electrónica y Legal Tech.
• Certificación 3: Normas ISO de Gestión Documental, Seguridad de la Información y Armonización de Sistemas de Gestión.

Certificación 1 · Gestión Documental y Organización de Archivos con Inteligencia Artificial

• Propósito: Desarrollar competencias para planear, implementar y mejorar la gestión documental y la organización de archivos, aplicando normatividad archivística, procesos documentales, instrumentos archivísticos e inteligencia artificial.
• U1 Introducción a la archivística:
  • El viaje de la información y la revolución de los documentos.
  • La archivística: historia, principios y retos.
  • Evolución de la archivística y la gestión documental.
  • ¿Dónde está la información? Importancia de organizar los documentos.
  • Comité interno de archivo.
  • Qué es un archivo y cuál es su función.
  • Principio de procedencia.
  • Principios, retos y beneficios de la gestión documental.
  • Normograma de gestión documental.
• U2 Gestión documental: conceptos y normatividad:
  • Marco normativo colombiano de gestión documental.
  • Gestión documental en entidades públicas y privadas.
  • Política de gestión documental.
  • Responsabilidades frente a la función archivística.
  • Gestión documental, acceso a la información y protección de datos.
  • Responsabilidades de directivos, líderes, productores y responsables de archivo.
• U3 Proceso de planeación documental:
  • Diagnóstico integral de archivos.
  • Identificación de documentos, expedientes y sistemas.
  • Programa de Gestión Documental (PGD).
  • Indicadores de gestión documental.
  • Planes de mejoramiento.
  • Levantamiento de información documental.
  • Política de gestión documental.
  • Plan Institucional de Archivos (PINAR).
  • Matriz de riesgos documentales.
• U4 Procesos de recepción y producción de documentos
• U5 Proceso de organización documental
• U6 Transferencias documentales y preservación
• U7 Disposición y valoración documental
• U8 Instrumentos archivísticos:
  • Principales instrumentos archivísticos.
  • Otros instrumentos archivísticos.
• U9 Cuadros de clasificación y bancos terminológicos:
  • Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
  • Series y subseries documentales.
• U10 Instrumentos de planeación y diagnóstico:
  • Programa de Gestión Documental (PGD).
  • Plan de preservación digital.
  • Plan Institucional de Archivos (PINAR).
  • Plan de conservación documental.
• U11 Tablas de retención documental (TRD):
  • Tabla de Retención Documental (TRD).
  • Memoria descriptiva de la TRD.
  • Tabla de Valoración Documental (TVD).
• U12 Otros instrumentos archivísticos:
  • Inventario documental.
  • Esquema de metadatos.
  • Fichas de valoración documental.
  • Tablas de control de acceso.
  • Modelo de requisitos para documentos electrónicos.
  • Procedimientos, instructivos y manuales.
• U13 Organización de fondos acumulados
• U14 Inteligencia artificial aplicada a la gestión documental:
  • Fundamentos de IA generativa y uso responsable.
  • Diseño de prompts para gestión documental.
  • IA para metadatos e inventarios.
  • IA para análisis de riesgos documentales.
  • IA para resumen de expedientes e informes.
  • Protección de información confidencial al usar IA.
  • IA para clasificación y tipos documentales.
  • IA para borradores de TRD, TVD, CCD, PGD y PINAR.
  • IA para políticas, manuales y procedimientos.
  • Validación humana, control de calidad y trazabilidad.

Certificación 2 · Documentos Electrónicos, Firmas Electrónicas, Gestión Electrónica y Legal Tech

• Propósito: Formar a los participantes para gestionar documentos electrónicos, expedientes electrónicos, firmas electrónicas, flujos automatizados y soluciones Legal Tech, garantizando valor probatorio, seguridad, trazabilidad y conservación de la información.
• U1 Transformación digital y documentos electrónicos:
  • Transformación digital documental y gobierno de la información.
  • Documento electrónico de archivo.
  • Sistemas de gestión documental electrónica y repositorios.
  • Interoperabilidad, trazabilidad y automatización de procesos.
  • Documento digital, digitalizado, electrónico y mensaje de datos.
  • Expediente electrónico e híbrido.
  • Gestión documental en la nube.
• U2 Requisitos y controles de documentos electrónicos:
  • Autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
  • Metadatos, control de versiones e índices electrónicos.
  • Conservación, migración y conversión documental.
  • Usabilidad, trazabilidad y contexto documental.
  • Clasificación de información y control de acceso.
  • Copias de seguridad y recuperación de información.
• U3 Firmas electrónicas, firmas digitales y valor probatorio:
  • Firma manuscrita, escaneada, electrónica y digital.
  • Consentimiento electrónico y evidencias.
  • Flujos de aprobación, firma y custodia.
  • Riesgos jurídicos, operativos y de seguridad.
  • Identidad digital, autenticación y verificación.
  • Certificados digitales y sellado de tiempo.
  • Políticas institucionales de firma electrónica.
  • Casos de uso: contratación, gestión humana, cartera, compras y contabilidad.
• U4 Gestión de expedientes electrónicos:
  • Diseño, estructura, clasificación y conformación.
  • Expedientes laborales, contractuales, contables y tributarios.
  • Expedientes de clientes, proveedores y terceros.
  • Cierre, transferencia, conservación y disposición final.
  • Metadatos e índice electrónico.
  • Historias académicas.
  • Expedientes híbridos.
• U5 Legal Tech y automatización documental:
  • Fundamentos de Legal Tech.
  • Formularios inteligentes y plantillas dinámicas.
  • Alertas de vencimientos y gestión de evidencias.
  • Integración con ERP, CRM, correo y sistemas documentales.
  • Automatización de documentos jurídicos y administrativos.
  • Generación de contratos y automatización de aprobaciones.
  • Matrices de cumplimiento y analítica documental.
• U6 IA para documentos electrónicos y Legal Tech:
  • Extracción de datos y clasificación automatizada.
  • Identificación de cláusulas, obligaciones, fechas y riesgos.
  • Análisis de comunicaciones y matrices de cumplimiento.
  • Riesgos de privacidad y fuga de información.
  • Resumen y análisis de contratos.
  • Generación de borradores de documentos.
  • Asistentes virtuales documentales.
  • Revisión humana de resultados de IA.

Certificación 3 · Normas ISO de Gestión Documental, Seguridad de la Información y Armonización de Sistemas de Gestión

• Propósito: Desarrollar competencias para interpretar, aplicar y armonizar las principales normas ISO relacionadas con gestión documental, documentos electrónicos, metadatos, riesgos, preservación digital, calidad y seguridad de la información. Se fundamenta en ISO 15489-1:2016, ISO 30300:2020 e ISO 30301:2019.
• U1 Fundamentos de normalización ISO y sistemas de gestión:
  • Concepto de normalización y estructura de las normas ISO.
  • Enfoque basado en procesos y gestión del riesgo.
  • Contexto de la organización y partes interesadas.
  • Auditoría y evaluación del desempeño.
  • Sistemas de gestión y ciclo PHVA.
  • Liderazgo y compromiso de la alta dirección.
  • Información documentada y mejora continua.
• U2 ISO 15489: gestión de documentos de archivo:
  • Conceptos y principios (ISO 15489-1:2016).
  • Contexto e identificación de requisitos documentales.
  • Creación, captura, clasificación y controles.
  • Almacenamiento, conservación y disposición final.
  • Documentos de archivo, sistemas y metadatos.
  • Políticas y responsabilidades.
  • Acceso, uso y reutilización.
  • Monitoreo, formación y mejora.