Asesoría en Gestión Documental

¿En qué consiste el servicio?

El servicio de Asesoría en Gestión Documental está orientado a guiar a las organizaciones en la correcta administración técnica y normativa de su información documental, garantizando el cumplimiento de los lineamientos legales y archivísticos establecidos en Colombia y en estándares internacionales.

A través de un acompañamiento especializado, se analizan los procesos documentales de la empresa para fortalecer la planeación, organización, conservación, digitalización y disposición final de los documentos, asegurando una gestión eficiente y trazable de la información en todo su ciclo de vida.

Componentes del Servicio

• Creación de Instrumentos Archivísticos: Diseño y elaboración de instrumentos como el Cuadro de Clasificación Documental, Manual de Archivo y Políticas de Gestión Documental, ajustados al contexto de la organización.
• Creación y Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD): Construcción o actualización técnica y normativa de las TRD conforme al Acuerdo Único de Función Archivística, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales y los principios de conservación, eliminación y valoración documental.
• Acompañamiento en Proyectos de Digitalización: Asesoría en la planeación, ejecución y control de proyectos de digitalización de documentos físicos, asegurando la integridad, autenticidad y valor probatorio de la información digitalizada.
• Paquetes de Horas de Asesoría: Disponibilidad de asesoría flexible por horas, adaptada a las necesidades específicas de la empresa, para resolver dudas técnicas, normativas o de implementación de procesos archivísticos.

Características Principales

• Acompañamiento personalizado por profesionales en archivística y gestión documental.
• Asesoría integral que abarca aspectos técnicos, normativos, tecnológicos y operativos.
• Enfoque basado en las normas del Archivo General de la Nación y en los principios del Sistema Integrado de Conservación.
• Adaptación de metodologías y herramientas a la estructura y madurez documental de cada empresa.
• Posibilidad de combinar asesorías presenciales y virtuales según la ubicación del cliente.

Beneficios

• Cumplimiento de la normatividad archivística y protección de la información institucional.
• Estandarización de procesos y fortalecimiento del sistema de gestión documental.
• Optimización del espacio físico y digital mediante la correcta organización de documentos.
• Reducción de riesgos por pérdida, duplicidad o manejo inadecuado de la información.
• Mayor eficiencia y control en la consulta, transferencia y disposición final de documentos.

¿Por qué elegir este servicio?

Con la Asesoría en Gestión Documental, tu empresa contará con el respaldo de un equipo especializado en archivo, normatividad y transformación digital, que garantiza la implementación de buenas prácticas en todo el ciclo de vida de los documentos.

En Didáctica Empresarial, acompañamos a las organizaciones en su camino hacia la gestión documental moderna, segura y eficiente, integrando la normativa vigente con las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales para la preservación y acceso a largo plazo de la información.